Newsletter jest obecnie jedną z najchętniej wykorzystywanych w sieci form reklamowych i informacyjnych. Dlaczego? Ze względu na postać. Krótki biuletyn informacyjny wysyłany drogą elektroniczną to bardzo przyswajalna metoda przekazywania wiedzy o produkcie, marce lub usługach. Wysoka efektywność sprawia, że korzysta z niego większość firm, portali i różnego typu instytucji prywatnych oraz publicznych. Newsletter służy do informowania potencjalnego odbiorcy o aktualnościach, zmianach, nowościach oraz akcjach promocyjnych.
Jeśli już wiemy konkretnie co to jest newsletter, to warto mieć jeszcze świadomość, że stworzenie biuletynu zgodnego z prawem nie jest proste. Jak zyskać pewność, że wysyłka newslettera będzie w 100% zgodna z obowiązującymi przepisami i RODO? Dowiesz się tego właśnie w tym artykule! Jeśli na co dzień zajmujesz się marketingiem, a celem Twoich działań jest pozyskiwanie leadów, koniecznie przeczytaj nasz artykuł: Możesz spamować i o tym nie wiedzieć i sprawdź, czy prawo przyzwala na Twoje działania.
Podstawowe zasady w trakcie pisania newslettera
Skuteczny newsletter musi być zaprojektowany tak, aby skierowany został do konkretnej grupy odbiorców. Dobrze wiedzieć, że newsletter może mieć formę tekstową i graficzną. Wiadomości kierowane do osób fizycznych lepiej prezentują się w postaci infografik, natomiast osoby prawne lepiej odbierają szczegóły w formie pisanej. W przypadku kontaktów typowo biznesowych znacznie lepiej sprawdza się newsletter tekstowy.
Jednak wspomniane przed chwilą czynniki dotyczą wyłącznie warstwy materialnej. Co jednak jest istotne z perspektywy formalnej? W przypadku newslettera mailowego równie ważne są kwestie prawne. Po pierwsze konieczna jest zgoda odbiorcy na przesyłanie mu newslettera. Jest to bardzo podobne pod tym kątem do telemarketingu. Zgoda na newsletter osoby trzeciej jest wymagana, o czym wspomina ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, RODO oraz ustawa krajowa Prawo telekomunikacyjne. Co konkretnie mówi o newsletterze prawo?
Skuteczny newsletter a przepisy
Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną wskazuje w art. 10, że zakazane jest przesyłanie niezamówionej i niechcianej informacji handlowej do klienta. W praktyce jest to przepis dający podstawę do tego, że nie wolno wysyłać newslettera bez uzyskania zgody na taką praktykę. Zapis ten w zasadzie jest jedną z bardziej fundamentalnych przesłanek umożliwiających walkę z ogromną liczbą spamu w internecie. Bez tego użytkownicy nie mieliby szans na normalne funkcjonowanie w sieci. Nie wspominając już o niezliczonych telefonach ze strony upartych telemarketerów.
Kolejnym przepisem, który stoi na straży użytkowników, jest art. 172 ustawy Prawo telekomunikacyjne. Sprawia on, że zakazane jest wykorzystywanie urządzeń końcowych i systemów automatycznych w celu tzw. marketingu bezpośredniego, chyba że abonent lub użytkownik docelowy wyraził już na to zgodę. Co to oznacza dla nas?
Art. 172 jest doprecyzowaniem art. 10, jednak mowa tutaj o urządzeniach telekomunikacyjnych, czyli o wszystkich sprzętach w postaci komputera, laptopa, telefonu, tabletu bądź faksu. Każde jest bowiem stosowane do marketingu bezpośredniego. Czyli oba te przepisy dopinają się wzajemnie w aspekcie podmiotowym i przedmiotowym.
Newsletter i RODO
W zasadzie art. 6 rozporządzenia RODO to najważniejszy przepis, o jakim należy mówić w kontekście newslettera. Zgodnie z RODO wysyłka newslettera jest powiązana z przetwarzaniem danych osobowych. Administrator musi uzyskać zgodę użytkownika na przeprowadzanie czynności marketingowych. Sam administrator natomiast musi wykazać prawnie uzasadniony interes, który będzie podstawą prawną do przetwarzania danych. Ponadto rozporządzenie RODO określa jasno, jak powinna wyglądać zgoda na wysyłkę newslettera. Musi stanowić jednoznaczny, świadomy, dobrowolny i przede wszystkim konkretny sposób okazania woli. Każdy z wymienionych elementów jest bardzo ważny.
Ponadto w artykule 13 RODO uwzględniony zostaje również tzw. obowiązek informacyjny, czyli konieczność podania każdej osobie wszystkich danych, które zamierzamy przetwarzać. Odbiorca musi być świadomy komu i w jakim zakresie zostanie udzielona zgoda na ich wykorzystanie. Do tego niezbędne natomiast przygotowanie polityki prywatności z linkiem w krótkiej formułce umieszczonej zaraz przy formularzu zapisu do newslettera.
